Sự cần thiết của tinh gọn trong bệnh viện – Phần I
Kết quả tốt hơn với Tinh gọn
“Tinh gọn” (LEAN) là một phương pháp cải tiến quy trình. Quan trọng hơn, đây là một phong cách lãnh đạo và hệ thống quản lý. Phương pháp Tinh gọn đã được các bệnh viện và hệ thống chăm sóc y tế đón nhận từ những năm 1990, đặc biệt trong 10 năm trở lại đây. Phương pháp Tinh gọn là một công cụ mạnh mẽ, nhưng không dành cho mục đích vá lỗi nhanh chóng. Tinh gọn mang đến lối tư duy mới mẻ và văn hóa tổ chức khác biệt, đòi hỏi sự tham gia và chuyển dịch của mỗi cá nhân ở mọi cấp độ. Những phương pháp thực hành và công cụ sử dụng trong khung lý thuyết rộng hơn này mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn rõ ràng về an toàn người bệnh, quản lý chất lượng, thời gian chờ đợi, chi phí và tinh thần làm việc trong các tổ chức y tế trên khắp toàn cầu.
Tinh gọn không phải thứ bạn có thể triển khai trong năm hay một vài năm ngắn ngủi. Tinh gọn là cách tiếp cận đòi hỏi bạn phải liên tục thực hành, học hỏi và nâng cao chất lượng công việc. Tinh gọn không có nghĩa là trở nên hoàn hảo, không một chút lãng phí, bởi không tổ chức nào có thể đạt tới ngưỡng ấy. “Bệnh viện Tinh gọn” là nơi lãnh đạo có tư duy khiêm tốn, chịu khó tìm tòi những điều mới và phong cách quản lý cho phép sự thay đổi mọi mặt của việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, tạo ra môi trường thuận lợi cho sự cải tiến liên tục.
Tại sao bệnh viện cần Tinh gọn?
Taichi Ohno, một trong những người sáng lập Hệ thống Sản xuất Toyota đã viết rằng, cơ cấu tổ chức phải “xuất phát từ nhu cầu” và “luôn luôn có những nhu cầu và cơ hội ở đó”. Năm 2014, John Shook, CEO của Viện Doanh nghiệp Tinh gọn và là người Mỹ đầu tiên làm việc cho Toyota tại Nhật Bản đã nói rằng, chúng ta nên bắt đầu bằng việc hỏi: “Mục đích của sự thay đổi này là gì và đâu là vấn đề chúng ta cần giải quyết?”. Bác sĩ John Toussaint, cựu CEO của ThedaCare (Wisconsin) nhấn mạnh rằng hoạt động Tinh gọn phải: “tập trung vào… vấn đề quan trọng đối với tổ chức”.
Hiện nay, nhu cầu áp dụng Tinh gọn trong bệnh viện khá rõ ràng khi xét tới các chỉ số đo lường hiệu năng thấp và sự không hài lòng nói chung. Các bệnh viện phải đối mặt với với ngày càng nhiều áp lực từ bên ngoài cũng như các thách thức khác. Bệnh viện là nơi làm nên nhiều kỳ tích, cứu sống nhiều người. Dẫu vậy, một lãnh đạo kỳ cựu của một bệnh viện thuộc trường đại học đã tổng kết những khó khăn tại cơ quan mình bằng việc thốt lên rằng: “Chúng tôi có những bác sĩ hàng đầu thế giới, phương pháp điều trị hàng đầu thế giới, cùng với quy trình làm việc hoàn toàn rách nát”.
Vậy thì phương pháp tiếp cận Tinh gọn có thể giúp ích các tổ chức y tế bằng cách nào? Thoạt nghe đến tên của phương pháp này, người ta dễ phàn nàn rằng họ vốn đã thiếu người và không đủ nguồn lực. Tất nhiên, Tinh gọn có nghĩa là có đủ nhân lực và nguồn lực để vẫn đảm bảo chất lượng công việc mà không tạo ra quá nhiều áp lực. Việc thuật ngữ Tinh gọn được sử dụng hằng ngày và xuất hiện trên vô số những tiêu đề báo chí càng làm củng cố thêm những ấn tượng về việc không có đủ nguồn lực. Hãy yên tâm, cách tiếp cận được trình bày ở đây không hướng tới việc sa thải lượng lớn nhân sự. Tinh gọn rất khác với các biện pháp “cắt giảm chi phí” truyền thống từng được thử nghiệm trong một số ngành công nghiệp, bao gồm cả y tế. Ý tưởng về sai sót “có thể phòng tránh” có thể tạo cảm giác ngờ vực, khi mà các nhân viên và bác sĩ tin rằng họ đã cẩn trọng hết mức. Những bệnh viện áp dụng Tinh gọn không mang lại sự cải thiện bằng cách yêu cầu nhân viên phải cẩn thận hơn, hay đòi hỏi họ tăng năng suất bằng việc làm mọi thứ nhanh hơn nữa.
Tinh gọn là một bộ công cụ, một hệ thống quản lý, một triết lý để thay đổi cách thức tổ chức và vận hành bệnh viện. Tinh gọn là phương pháp luận để bệnh viện cải thiện chất lượng chăm sóc người bệnh thông qua việc giảm thiểu sai sót và thời gian chờ đợi, và điều này sẽ giúp cắt giảm bớt chi phí. Tinh gọn là cách tiếp cận theo hướng hỗ trợ nhân viên, bác sĩ, loại bỏ những rào cản và giúp họ tập trung vào hoạt động chăm sóc. Tinh gọn là một hệ thống củng cố tổ chức của bệnh viện trong dài hạn, hướng tới giảm thiểu chi phí và nguy cơ trong khi tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và mở rộng. Tinh gọn giúp phá vỡ những trở ngại ngăn cách giữa các khoa, phòng, cho phép các khoa, phòng khác nhau trong bệnh viện hợp tác với nhau tốt hơn vì lợi ích của người bệnh.
Cách một hệ thống chăm sóc sức khỏe Tinh gọn tôn trọng và hỗ trợ nhân viên
+ Tập trung vào sự an toàn và khỏe mạnh của nhân viên
+ Đảm bảo nhân viên có đủ điều kiện để làm việc
+ Không đặt nhân viên vào những quy trình đứt gãy
+ Không cắt giảm chi phí bằng cách sa thải
+ Không để nhân viên bị quá tải
+ Phân cấp nhân viên hợp lý
+ Cung cấp trợ giúp và hỗ trợ khi cần
+ Không bắt cá nhân chịu trách nhiệm về lỗi của hệ thống
+ Tạo điều kiện để nhân viên làm công việc có ý nghĩa
+ Để nhân viên làm việc đúng chức trách
+ Lắng nghe và tiếp thu đóng góp cải tiến của nhân viên
Một số thắc mắc sẽ làm thế nào Tinh gọn có thể giải quyết những vấn đề rắc rối thường ngày mà bao nhiêu ủy ban, đội nhóm đã cố gắng xử. Tinh gọn không phải chiếc chìa khóa vạn năng. Điểm khác biệt ở đây là Tinh gọn cho phép người ta nhìn vào từng chi tiết của cả quá trình thay vì chấp nhận từng sự rườm rà mỗi ngày. Chính những người đang thực hiện công việc đó sẽ giúp sửa chữa vấn đề ngay tại nơi nó xảy ra, thay vì đợi một chuyên gia nào đó bảo họ cần làm gì.Tinh gọn giúp người lãnh đạo nhìn và hiểu vấn đề không nằm ở cá nhân mà ở chính bản thân hệ thống. Điều này sẽ trở thành hiện thực khi hệ thống thực sự được sửa lỗi và cải thiện, hoặc đổi mới theo từng búcơ nhỏ, dễ thực hiện với sự chung tay của người quản lý và nhân viên. Cách tiếp cận Tinh gọn cũng đòi hỏi ở nhân viên sự học tập và phát triển chuyên môn không ngừng, vì lợi ích của chính bản thân họ và của cả tổ chức.
Một mục tiêu hoàn toàn mới
Những người làm việc trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe được thúc đẩy bởi những sứ mệnh quan trọng và mục tiêu rõ ràng. Những vấn đề phát sinh hằng ngày, sự lãng phí, những quy trình đứt gãy ảnh hưởng tới mong muốn của nhân viên y tế: cung cấp sự chăm sóc tốt nhất cho người bệnh và bảo toàn sức khỏe cho họ. Những vấn đề ấy cũng tiêu tốn thời gian, ảnh hưởng tới khả năng tạo ra môi trường thể hiện được sự quan tâm trong quá trình cung cấp dịch vụ y tế.
Bác sị Jacob Caron, bác sĩ phẫu thuật chỉnh hình và nguyên giám đốc chuyên môn tại bệnh viện St. Elisabeth (Tildburg, Hà Lan) là một trong số những người tiên phong trong việc ủng hộ Tinh gọn. Năm 2009, khi trình bày tại hội nghị y tế Hà Lan về Tinh gọn, tiêu đề bài thuyết trình của ông là “Lean and Loving… a mission impossible?” (tạm dịch: Tinh gọn và Yêu thương… liệu có phải nhiệm vụ bất khả thi?). Với những bệnh viện như St Elisabeth, một động lực quan trọng để giảm thiểu lãng phí là để những người làm lâm sàng có nhiều thời gian hơn. Khoảng thời gian này không chỉ tốt cho những người trực tiếp chăm sóc và giúp đáp ứng yêu cầu của người bệnh tốt hơn, mà còn được bệnh viện St. Elisabeth sử dụng cho thứ được họ gọi là “sự chăm sóc yêu thương”. Khi các điều dưỡng không phải chạy đôn đáo để tìm vật tư và thuốc, họ sẽ có thời gian để nói chuyện với người bệnh, trả lời những câu hỏi và xoa dịu những lo âu khi nằm viện của người bệnh. Năm 2015, bác sĩ Caron nói: “Cuộc tìm kiếm của chúng tôi đã mở rộng hơn nữa trong việc phát triển quy trình cho những người đồng nghiệp và cả bản thân chúng tôi. Tinh gọn hiện vẫn đang ảnh hưởng tới công việc bác sĩ chỉnh hình của tôi, cũng như vị trí chuyên gia y tế về an toàn và quản lý chất lượng, và cả chính cách tôi hành xử”. Sự kết hợp của tính hiệu quả và sự quan tâm đã mang lại nhiều kết quả, trong đó bao gồm việc thời gian chờ đợi của phẫu thuật chỉnh hình đã được giảm “từ vài tháng xuống còn có bốn tuần”.
(còn tiếp)
Nguồn tham khảo: Mark Graban – Bệnh viện tinh gọn – NXB DT 2023
Theo caphesach.wordpress.com